一

很多企業(yè)在會議費管理上，沒有意識到需要制定會議費的標準，造成會議報銷也是模糊的。

今天我們從《中央和國家機關(guān)會議費管理辦法》〔2016〕214號的角度，探討會議費管理辦法的思路（文末附綜合辦主任整理的〔2016〕214號原文下載）。

二

01會議費具體包含哪些費用

官方：

會議費開支范圍包括會議住宿費、伙食費、會議場地租金、交通費、文件印刷費、醫(yī)藥費等。

其中交通費是指用于會議代表接送站，以及會議統(tǒng)一組織的代表考察、調(diào)研等發(fā)生的交通支出。

會議代表參加會議發(fā)生的城市間交通費，按照差旅費管理辦法的規(guī)定回單位報銷。

企業(yè)可借用：

按照這個方向走，作為一般類企業(yè)，綜合辦籌備如發(fā)布會、或是有外賓參加的會議時，邀請的主持人、翻譯，這些費用是不作為會議費具體報銷支出的。

02會議分類管理

官方：

將會議分為四類：

一類會議。是以黨中央和國務(wù)院名義召開的。

二類會議。是黨中央和國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)，最高人民法院，最高人民檢察院，各人民團體召開的。

三類會議。是黨中央和國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)，最高人民法院，最高人民檢察院，各人民團體及其所屬內(nèi)設(shè)機構(gòu)召開的。

四類會議。是指除上述一、二、三類會議以外的其他業(yè)務(wù)性會議。

企業(yè)可借用：

企業(yè)的會議，可以有內(nèi)部和外部會議之分；

根據(jù)企業(yè)以往的會務(wù)經(jīng)驗，根據(jù)人數(shù)、會務(wù)級別也可以有大型、中型及小型之分；

或者按業(yè)務(wù)性，分為小型研討會、座談會、發(fā)布會、年中（終）總結(jié)會議等。

分類確定后，制定每個級別的會議費標準。

03會議費開支標準

官方

會議費開支實行綜合定額標準，各項費用之間可以調(diào)劑使用。綜合定額標準是會議費開支的上限。

分析

比如某市政機關(guān)召開了一次30人的座談會，為期2天，那么此次座談會的總費用為3.3萬元（30*550四類標準*2），其中包含：

住宿費：2.04萬（340*30*2）；

餐費：0.78萬（130*30*2）；

其他費用（場地租金、交通費、文件印刷費、醫(yī)藥費等）：0.48萬（80*30*2）；

以上算法是，按照最標準的算法來計算的，但是大概率下，實際花費與各費用的定額控制有差異。

如住宿僅為260元/天，而為了一定的營銷效果，會務(wù)使用了高檔場地及定制的高檔畫冊，并為參會者贈送了帶有標識的文具用品，實際花費160元/人天，綜合評定未超（550=260+130+160），予以報銷；

若此次會議其他費用為170，則超過綜合定額標準（560=260+130+170），不可報銷。

本次會議，3.3萬即是綜合定額的標準，費用報銷時候，不可多于此。

企業(yè)可借用：

會議的不可控因素很多，企業(yè)會議費標準制定時，采用綜合定額的方式，個人認為亦是合理且接地氣的。

04節(jié)約會議費費用支出

官方：

會議盡量采用電視***、網(wǎng)絡(luò)視頻等現(xiàn)代信息技術(shù)手段召開；

不能夠采用電視***、網(wǎng)絡(luò)視頻召開的會議實行定點管理。各單位會議應(yīng)當(dāng)?shù)蕉c會議場所召開，按照協(xié)議價格結(jié)算費用；

未納入定點范圍，價格低于會議綜合定額標準的單位內(nèi)部會議室、禮堂、***、招待所、培訓(xùn)中心，可優(yōu)先作為本單位或本系統(tǒng)會議場所；

無外地代表且會議規(guī)模能夠在單位內(nèi)部會議室安排的會議，原則上在單位內(nèi)部會議室召開，不安排住宿。

企業(yè)可借用：

以上全部皆可做參考。

05會議費的報銷手續(xù)

官方：

報銷時應(yīng)當(dāng)提供會議審批文件、會議通知及實際參會人員簽到表、定點會議場所等會議服務(wù)單位提供的費用原始明細單據(jù)、電子結(jié)算單等憑證。

企業(yè)可借用：

企業(yè)會議費用報銷，可以借鑒將參會人員簽到表、會議通知等納入憑證，對我們綜合辦事后查閱也是比較明晰的。

三

《中央和國家機關(guān)會議費管理辦法》部分預(yù)覽：

《中央和國家機關(guān)會議費管理辦法》文檔格式下載方式如下：

私信回復(fù)“200518”即可獲取。

以上，

祝好。

歡迎關(guān)注@綜合辦公室主任，6年主任實戰(zhàn)經(jīng)驗，通關(guān)辦公室各類技能。公眾號：綜合辦公室主任