2020年新型冠狀病毒的發(fā)生導(dǎo)致很多行業(yè)嚴(yán)重受挫，有的甚至公司員工全體解散。市場競爭的愈演愈烈再加之疫情，讓很多企業(yè)想到了借助強大的媒體平臺來提高品牌知名度，新聞發(fā)布會就首當(dāng)其選了，尤其是當(dāng)企業(yè)有著重大事件發(fā)生的時候；例如新品發(fā)布會，***領(lǐng)導(dǎo)視察，與知名企業(yè)合作或者做了某些具有很大關(guān)注度的事情等等。
這些無疑都是記者最關(guān)心的事情，通過新聞發(fā)布會的形式可以達到很好的成效。那么具體新聞發(fā)布會的舉辦流程又是怎樣的呢？
什么是新聞發(fā)布會？
新聞發(fā)布會是一種公關(guān)傳播方式：大量的邀請媒體記者，通過記者招待會、以人際溝通和公眾傳播的方式，將企業(yè)信息告知記者，然后由記者以大眾傳播的方式進一步將企業(yè)最新信息告知社會公眾，從而增加信息的曝光度。
新聞發(fā)布會的優(yōu)點是，可以一次將信息傳遞給許多媒體，公平地響應(yīng)媒體，并且可以利用現(xiàn)場進行圖、聲、視頻、演講、采訪等多種形式演繹，更生動地向媒體傳達企業(yè)信息，媒體事后撰寫文章或發(fā)布新聞報道，將大大的有助于提高品牌知名度。
但是舉行新聞發(fā)布會成本較高、耗費時間和精力。對于常規(guī)新聞事件發(fā)布，可考慮使用新聞通稿發(fā)布，將企業(yè)信息以新聞稿的方式傳送給各個相關(guān)媒體，高效及時并節(jié)約成本。
新聞發(fā)布會的類型和方式
新聞發(fā)布會的類型主要有一下幾點：
1、例行新聞發(fā)布會；
2、突發(fā)事件新聞發(fā)布會；
3、重大活動新聞發(fā)布會；
4、公告型新聞發(fā)布會；
5、網(wǎng)絡(luò)新聞發(fā)布會;
新聞發(fā)布會也可以在大規(guī)模的市場營銷活動、新品發(fā)布會、或投資者關(guān)系活動中并行舉辦。
如何準(zhǔn)備和舉行新聞發(fā)布會
一旦新聞發(fā)布會的日期確定了，我們需要提前兩個月準(zhǔn)備。只要可以安排場地，準(zhǔn)備工作至少可以在4周內(nèi)完成，但考慮到部分企業(yè)的產(chǎn)品生產(chǎn)時間等，最好是在兩個月前就開始做準(zhǔn)備計劃。
下表是涉及新聞發(fā)布會的主要事項，以及建議準(zhǔn)備時長，當(dāng)然，具體到不同的發(fā)布會，也會有其他的事項需要添加進來。
新聞發(fā)布會的策劃
在策劃新聞發(fā)布會時，以下問題可以幫助你設(shè)置發(fā)布會目標(biāo)和計劃：
1.你想傳達什么信息？
2.你希望獲得多少曝光？（包括報紙、電視、雜志、網(wǎng)絡(luò)、社交媒體等，目標(biāo)媒體數(shù)量、目標(biāo)文章/報道數(shù)量）
媒體希望在即將發(fā)布的信息中獲取哪些要點（影響、新穎性、創(chuàng)新、公共/社會、行業(yè)影響、緊迫性、季節(jié)性因素……）？
4.你想在新聞發(fā)布會上向媒體公布哪些關(guān)鍵信息（或關(guān)鍵詞）？
新聞發(fā)布會會場選擇和會場準(zhǔn)備
選擇新聞發(fā)布會的場地非常重要，通常情況是使用***的宴會廳、租賃會議室、活動場地空間等，如果公司場地足夠，也可以使用自己的場地。
要確保場地交通便利，確認(rèn)是否有停車場、確保入口容易找到，另外還要確認(rèn)場地內(nèi)是否有足夠的接待處空間、茶歇交流區(qū)域、投影展示及演講區(qū)域，是否有衣帽間、指引牌、場地布局是否合適、是否有工作人員提供音響支持等，總之，在選擇場地時，我們要方方面面考慮到位。
除上述幾點外，我們還需要檢查場地的燈光、設(shè)備等，例如講臺，投影儀，屏幕，麥克風(fēng)，音視頻設(shè)備。如果您不能在會場安排，則需要通過音頻設(shè)備租賃或活動公司安排。另外，部分情況下，還需要在會場旁邊準(zhǔn)備一個招待室、休息室、或記者采訪室，大小可容納40-50人左右，可根據(jù)具體情況而定。
如何邀請記者和媒體
新聞發(fā)布會最重要的一點是確保邀請媒體的數(shù)量。因此，PR（公關(guān)人員）需要在新聞發(fā)布會召開之前的2-3周內(nèi)，以下方式與媒體接觸。
（1）媒體邀請函
一封***的媒體邀請函可以體現(xiàn)發(fā)布會的***層次，并且可以提高媒體邀約效率，避免反復(fù)重復(fù)溝通確認(rèn)發(fā)布會細(xì)節(jié)。在發(fā)布標(biāo)題中，請注明發(fā)布會主題，并在引言中描述新聞發(fā)布會的背景，接下來，介紹活動的時間和日期、地點（地圖）、出席者、演示的內(nèi)容，媒體聯(lián)系人（姓名、***、郵箱等）。
（2）聯(lián)系各個媒體并分發(fā)邀請函
通過***、微信、郵箱等方式一對一聯(lián)系媒體記者，并向他們發(fā)送媒體邀請函。
當(dāng)然，媒體邀約的工作，也可以由外部供應(yīng)商來協(xié)助完成，可以節(jié)約時間和精力，同時***的機構(gòu)資源更加豐富、媒體溝通更有經(jīng)驗，可以確保新聞發(fā)布會的目標(biāo)達成。
邀請有影響力的人
在新聞發(fā)布會前，很多情況下不僅要邀請媒體記者，還要邀請社交媒體影響力者（KOL）、以及優(yōu)秀的自媒體者。在選擇社交媒體KOL和自媒體時、必須選擇與公司產(chǎn)品相匹配、并具有在特定領(lǐng)域中有傳播能力的影響者。
在做完以上邀請工作后，要及時整理出席反饋，并且階段性與媒體確認(rèn)出席情況，如果媒體確認(rèn)數(shù)量在活動日期之前一周內(nèi)仍未達到目標(biāo)，應(yīng)立即應(yīng)對，進一步宣傳邀請函，提醒確認(rèn)出席的媒體，以確保會議當(dāng)天的人數(shù)更加可控。
聯(lián)系新聞通稿發(fā)布機構(gòu)
雖然新聞發(fā)布會現(xiàn)場會有約定的媒體到場并對新聞進行報道，但現(xiàn)場可覆蓋的媒體畢竟有限，通過新聞通稿發(fā)布機構(gòu)進行批量發(fā)稿，可以有效補充媒體覆蓋面，同時可以放大新聞發(fā)布會傳播范圍和效果。
新聞發(fā)布會上的講義和物料
以下是新聞發(fā)布會當(dāng)天要分發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)物料。媒體工具包
包括：公司簡介、提前撰寫好的新聞通稿、發(fā)布會議程打印放入文件夾，產(chǎn)品或紀(jì)念品，發(fā)布會后可將可公開的演講材料、視頻和照片等上傳網(wǎng)上，將鏈接地址發(fā)送給記者。產(chǎn)品樣品
您可以在禮品包中將樣品作為紀(jì)念品，與其他物料放在一起。如果樣品無法分發(fā)，可以通過圖片、透視圖等方式描述。背景板/背景墻
帶有公司Logo、及發(fā)布會主題的背景墻是發(fā)布會活動必需的，包括簽到背景板、以及演講背景板。背景板上的內(nèi)容將出現(xiàn)在新聞發(fā)布會的人員后面。價格因尺寸和組裝容易程度而異。
背景墻的設(shè)計非常重要，因為在發(fā)布會現(xiàn)場和后期宣傳中，背景墻會多次出現(xiàn)，上面所呈現(xiàn)的內(nèi)容包括公司Logo、發(fā)布會主題能都會隨之出現(xiàn)，增加品牌的曝光度。
新聞發(fā)布會當(dāng)天的分工
在新聞發(fā)布會當(dāng)天，必須預(yù)先確定分工，如發(fā)言人、媒體溝通人員、接待員、指導(dǎo)人員、音響及麥克風(fēng)人員等，主要角色如下。
公共關(guān)系（2人）：發(fā)布會當(dāng)天，負(fù)責(zé)媒體跟進和溝通，確保媒體的出席、接待、發(fā)布相關(guān)資料。
演講者/發(fā)言者：演講者需要排練走場，在排練中，演講者站的位置、姿勢都要提前考慮到，并要熟悉PPT的遙控操作、調(diào)試燈光，如果場地昏暗，尤其需要檢查燈光情況。
接待（簽到人員及引導(dǎo)人員）：負(fù)責(zé)參會人的簽到，簽到時，建議留下參會人名片，媒體簽到尤其要注意核對名片，簽到完成后，將參會文件包分發(fā)給參會人（也可以提前把參會文件包在座位上），然后引導(dǎo)人員負(fù)責(zé)將參會人引入場內(nèi)，按次序就坐。
指導(dǎo)人員（2人）：負(fù)責(zé)引導(dǎo)媒體入場，并提前告知媒體拍攝注意事項，比如：演講者的位置/移動、場地中的燈光布局、以及其他拍攝鏡頭調(diào)整所需的信息。
主持人：可以選擇公司內(nèi)部人員，或外部***的主持人。發(fā)布會前幾天，至少每天需要和主持人過兩次腳本，并確認(rèn)工作流程、發(fā)言人及演講人信息、會場音視頻音樂信息等。
麥克風(fēng)工作人員（2人）：負(fù)責(zé)隨時關(guān)注演講人、主持人麥克風(fēng)的狀態(tài)，并準(zhǔn)備1個以上備用麥克風(fēng)，在問答環(huán)節(jié)中，負(fù)責(zé)將無線麥克風(fēng)帶到會場詢問器的負(fù)責(zé)人，如果會場很大，則需要兩人以上在會場左右兩邊待命。
在發(fā)布會前1個小時，至少進行一次最后排練，并檢查聲音，主持人、演講者都要進行一次走場。
此外，在新聞發(fā)布會閉幕后，進行專場采訪時，一名PR（公關(guān)）要在受訪者和記者旁邊等候，控制采訪內(nèi)容，避免問題太長，以影響其他媒體采訪時間。
新聞發(fā)布會后的跟進
新聞發(fā)布會之后，公關(guān)人員需要和媒體保持密切聯(lián)系，詢問記者是否有新聞發(fā)布會上不清楚的地方、或者跟進記者撰寫文章時提出的問題和其他問題，公關(guān)人員可能會忙到深夜。通過及時響應(yīng)各個媒體，會提高品牌對媒體的評價，因此活動結(jié)束后請多加注意溝通。
然后，補充新聞通稿內(nèi)容（如圖片、視頻等），和新聞發(fā)布機構(gòu)確認(rèn)新聞通稿的發(fā)布時間。通常當(dāng)天晚上或第二天，新聞將會陸續(xù)發(fā)布，但媒體發(fā)布后并不意味著工作結(jié)束了，反而要繼續(xù)跟進、加深和媒體的關(guān)系。在確認(rèn)媒體發(fā)布新聞后，請及時確認(rèn)文章內(nèi)容、聯(lián)系記者致謝，并調(diào)動公司內(nèi)部及外部資源轉(zhuǎn)發(fā)、傳播文章，記者也會很樂意看到內(nèi)容被廣泛傳播。通過加深和媒體的關(guān)系，有可能為品牌帶來深入報道的機會。在新聞發(fā)布會上，我們主要宣傳產(chǎn)品和服務(wù)，但也有一些媒體希望深度了解公司的背景、發(fā)展、以及背后更多的故事，因此可以安排公司高管對媒體進行回應(yīng)（如專訪的形式），并且對市場趨勢、客戶需求、公司發(fā)展的秘密故事（遇到何種技術(shù)上困難/內(nèi)部的困難、如何克服的）等做展開討論，將有更多機會在媒體上獲得深度曝光。
同樣，你也可以策劃一系列的主題相互銜接，在新聞發(fā)布會后陸續(xù)發(fā)布，使品牌傳播螺旋式上升，實現(xiàn)持續(xù)曝光的現(xiàn)象。
新聞發(fā)布會的效果評估
PR活動的總結(jié)報告中，效果評估是必不可少的一部分。新聞發(fā)布會傳播的效果評估，衡量***因公司而異。通?？梢砸悦襟w曝光數(shù)量、媒體權(quán)重、參會者反饋、客戶反饋等多個維度衡量。個別情況需要呈現(xiàn)成本效益和效益衡量時，則需要對媒體投放進行廣告價值預(yù)估，對于網(wǎng)絡(luò)媒體，文章發(fā)布網(wǎng)站的級別，類型、PV值、以及社交媒體溢出效果，搜索引擎（如百度）主要關(guān)鍵詞搜索的曝光量等都可以作為參考指標(biāo)。
來源：知乎阿奇財經(jīng)
